14 de Junio 2010

Se hizo una evaluación de forma individual acerca de las reglas ortográficas, signos de puntuación, párrafo y clases de párrafo y algo de redacción esta evaluación fue realizada junto con la profesora dores y relacionaban temas vistos en las dos competencias. La forma de calificar este examen fue por medio de un intercambio de evaluaciones, donde nosotros mismos evaluaríamos a nuestros compañeros y el resultado se debía entregar el próximo sábado.

DESARROLLA PROCESOS COMUNICATIVOS
ACTIVIDAD










APRENDIZ:

YINETH QUINTERO MORENO









INSTRUCTOR
LILIANA BOHORQUEZ











SENA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN DOCUMENTAL Y DE LA INFORMACIÓN
TÉCNICO ASISTENCIAL EN ADMINISTRACCION DOCUMENTAL
GRUPO: 63760

RESUMEN

Un resumen es la reducción de un texto a ideas principales de cada párrafo mediante oraciones temáticas se unen y se pasan exactamente igual a como esta en el texto, sin ninguna modificación.

TIPOS DE RESUMEN

Resumen informativo:

Sintetiza el contenido del texto original, el mensaje de la comunicación, y es muy útil para dar una idea rápida y general del texto.Es la reducción de un texto, en unas proporciones que pueden ser propuestas, pero que en general suele ser un 25% del texto escrito, con las propias palabras del redactor en las que se expresan las ideas del autor.

Resumen descriptivo

Explica la estructura del escrito, así como las partes fundamentales, las fuentes o el estilo, y es muy útil de textos extensos o complejos porque ayudan al lector a comprender la organización de este y localizar en él los datos que le puedan interesar.

Es una técnica de reducción textual que permite reunir los elementos esenciales de más de un texto para obtener un resumen coherente. No se trata de producir un resumen diferente de cada texto, sino un solo resumen que sintetice y relacione los textos de partida.

Pasos para elaborar un resumen:

1. Comprenda. De una lectura general al tema que va a estudiar.
2. Captar la idea principal. Averigüe cuáles son los capítulos o temas más importantes del texto que va a resumir.
3. Seleccione. Subraye las ideas que a su juicio considere más importantes.
4. Enliste. Enliste las ideas principales y las secundarias y establezca una relación entre ellas.
5. Compare. Escriba un primer borrador para que haga una revisión del trabajo.
6. Rectifique. Haga las correcciones necesarias para que el trabajo este listo y pueda realizar la redacción final. Elimine las palabras y frases innecesarias.
7. No generalice. Al redactar sus notas procure no generalizar.
8. Ordene su resumen. Procure seguir el orden de exposición del autor.
9. No anote ideas propias. Nunca al realizar un resumen, anote sus ideas, reflexiones, juicios, conclusiones u opiniones personales. Recuerde que sólo esta resumiendo las ideas y pensamientos del autor (al final puede agregar un aparado de conclusiones personales )

2.
10. En cuanto a la extensión del resumen. Sólo podemos decir que depende de la importancia de la disertación y del lugar en que haya de publicarse. Dicha extensión será mayor o menor según vaya a insertarse en una revista especializada, en un periódico de temas científicos o en un diario. Depende también de la personalidad del conferencista, del momento o lugar, de la oportunidad o actualidad del tema, etc. La extensión de los resúmenes que usted deberá desarrollar durante su carrera, generalmente se le indicará en sus guías de estudio, así que procure respetar dicha extensión.
11. No se debe plantear un interrogante al lector sin resolverlo. En vez de escribir “Fulano disertó acerca de tal o cual cosa“, conviene resolver al lector el problema diciéndole lo que el autor afirmó acerca del tema en cuestión. Si no podemos hacerlo porque no entendimos, más vale no escribirlo en su resumen. De lo contrario, corremos el peligro de desvirtuar el tema e incluso de equivocar al lector.
12. Procure captar su atención desde las primeras líneas. Llevando a ellas la idea principal del tema que este resumiendo.

LA COHESIÓN Y LA COHERENCIA

La cohesión y la coherencia son dos propiedades estrechamente ligadas con la comprensión y la producción de textos. Pero es preciso que establezcamos con claridad la distinción entre estos dos conceptos. Para hacerlo, es necesario que sepamos diferenciar también entre forma (expresión) y contenido, entre estructura superficial y estructura profunda, entre oración y proposición.

COHERENCIA	COHESIÓN
PLANO DEL CONTENIDO ESTRUCTURA PROFUNDA COMPONENTE SEMÁNTICO: MACROESTRUCTURA SEMÁNTICA PROPOSICIONES	PLANO DE LA FORMA O EXPRESIÓN ESTRUCTURA SUPERFICIAL COMPONENTE SINTÁCTICO Y LÉXICO-SEMÁNTICO: MACROESTRUCTURA FORMAL FRASES

MACROESTRUCTURA Y MICROESTRUCTURA EXTO

La estructura de un texto se refleja en su macroestructura y en su microestructura. La macroestructura afecta a la división de los párrafos acorde con los temas y el tipo de texto de que se trate. Esto supone una determinada organización de la información que caracterizará el género del texto. Así, por ejemplo, en los textos periodísticos el orden informativo de la macroestructura es piramidal. La microestructura, sin embargo, atañe a los elementos gramaticales y léxico-semánticos de los enunciados.

SUPERESTRUCTURA: Es la forma global cómo se organiza los componentes de un texto. En el caso de los textos instructivos la superestructura responde de acuerdo con el tipo de escrito que se vaya a producir

REDACCIÓN: Es la composición de textos escritos.

CORREFERENCIA: Es la igualdad de referencia de dos elementos lingüísticos.

CONECTORES GRAMATICALES

En Lingüística, se denomina conector a una palabra o un conjunto de palabras que une partes de un mensaje y establece una relación lógica entre ellas. Permite la adecuada unión de los enunciados en un texto. Los conectores pueden ser palabras, oraciones o conjuntos de oraciones, por lo tanto unen desde lo más breve hasta lo más extenso. Existen diferentes tipos de conectores como por ejemplo: Aditivos, opositivos, causativos, comparativos, reformulativos, ordenadores y condicionales.

TIPOS:

Aditivos: Expresan suma de ideas: y, además, también, asimismo, también, por añadidura, igualmente, encima, es más, más aún, incluso, hasta, para colmo.

Opositivos: Expresan diferentes relaciones de contraste entre enunciados

Concesión: con todo, a pesar de todo, aun así, ahora bien, de cualquier modo, al mismo tiempo aunque, aún cuando, a pesar que, no bien, etc.

Restricción: pero, sin embargo, no obstante, en cierto modo, en cierta medida, hasta cierto punto, si bien, por otra parte, aunque, sino, en cambio, al contrario.

Causativos-Consecutivo: Expresan relaciones de causa o consecuencia entre los enunciados

Consecutivos: por tanto, de ahí que, en consecuencia, así pues, por consiguiente, por lo tanto, por eso, por lo que sigue, por esta razón, entonces, entonces resulta que, de manera que, luego, así que, en ese sentido, de tal forma, además, enseguida, en efecto, o sea, en otras palabras, por otro lado, por ejemplo, en pocas palabras, ya que, etc.

Causales: porque, pues, puesto que, ya que, debido a que.

Comparativos: Subrayan algún tipo de semejanza entre los enunciados

Del mismo modo, igualmente, análogamente, de modo similar, como, así como, más… que, menos… que, igual… que, tan… como.

Reformulativos: Indican que un enunciado posterior reproduce total o parcialmente, bajo otra forma, lo expresado en uno o más enunciados anteriores.

Explicación: es decir, o sea, esto es, a saber, en otras palabras, Para que, con el fin de que, con el propósito de que.

Recapitulación: en resumen, en resumidas cuentas, en suma, total, en una palabra, en otras palabras, dicho de otro modo, en breve, en síntesis.

Ejemplificación: por ejemplo, así, así como, verbigracia, por ejemplo, particularmente, específicamente, incidentalmente, para ilustrar.

Corrección: mejor dicho, o sea, bueno.

Ordenadores: Señalan las diferentes partes del texto

Comienzo de discurso: bueno, bien: ante todo, para comenzar, primeramente, en primer lugar.

Cierre de discurso: en fin, por último, en suma, finalmente, terminando, para resumir, para concluir, al final, en conclusión.

Transición: por otro lado, por otra parte, en otro orden de cosas, a continuación, acto seguido, después.

Digresión: por cierto, a propósito, a todo esto.

Temporales: después (de), después (que), luego, desde (que), desde (entonces), a partir de..., antes de, antes que, hasta que, en cuanto, al principio, en el comienzo, inmediatamente, temporalmente, actualmente, cuando, no bien, apenas, en cuanto que.

Espaciales: al lado, arriba, abajo, a la izquierda, en el medio, en el fondo.

Condicionales: si, siempre que, en caso que, mientras que, a no ser que, según, con tal que, sí, siempre y cuando.

Copulativos: y, ni, y también, no sólo…, sino también, etc.

Conectores de certeza: indudablemente, claro, es evidente, en realidad, como nadie ignora, como es por muchos conocidos, etc.

LA REPETICIÓN: En todo texto escrito, debe existir un equilibrio entre la información nueva y la información conocida, entre los procesos de expansión y de reducción e integración de la información. “Los mecanismos de repetición tienen como función primordial garantizar los niveles de redundancia exigidos a la hora de facilitar una correcta interpretación textual. Su existencia tiene dos grandes razones de ser. De un lado, porque sirven de recordatorio de contenidos ya conocidos. De otro, porque en el momento de actualizar determinados conceptos, permiten seleccionar unos u otros dentro del total que aparece en el texto. Por todo ello, su función es doble: en primer lugar, como recuperadores conceptuales; en segundo, como desambiguadores textuales”.

LA SUSTITUCIÓN: La sustitución de un elemento léxico por otro (o por una expresión), es un mecanismo que nos indica que se ha establecido dentro del texto una relación semántica entre el término sustituido y el sustituto. Se busca así evitar la repetición de un mismo elemento. La sustitución es una relación de tipo anafórico y puede realizarse de dos maneras diferentes:
Sustitución sinonímica o sustitución por medio de proformas. La sustitución sinonímica consiste en el reemplazo de un elemento por un sinónimo.

ELIPSIS

La elipsis en lingüística se refiere a ciertas construcciones sintácticas en las que no aparece alguna palabra que se refiera a una entidad lógica necesaria para el sentido de la frase. En gramática tradicional se dice a veces con cierta informalidad que la "elipsis consiste en suprimir algún elemento del discurso sin contradecir las reglas gramaticales".

BIBLIOGRAFIA

http://www.rrppnet.com.ar/redaccionyestilo.htm
http://www.slideshare.net/lfnieto/superestructuras-textuales-presentation
http://html.rincondelvago.com/diplomatica.html

Bogotá, junio 17 de 2010





Dra
Cecilia Aitken
Coordinadora Gestión Documental
SENA-CENTRO
PRESENTE




Doctora Cecilia:

Por medio de la presente y como aprendiz en Técnico en Administración documental me dirijo a usted para solicitarle una convocatoria cerrada para formarnos como tecnólogos en el momento que culmine esta etapa, ya que nos encontramos muy comprometidos y queremos avanzar más nuestra carrera y formarnos como profesionales en administracion documental.

Agradezco la atención prestada



YINETH QUINTERO MORENO
Aprendiz Sena

Tecnico de Asistencia en Administración Documental

LA CARTA

Es un comunicado personalizado, con carácter formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros. La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales:

Márgenes

• Superior entre 3 cm y 4 cm
• Inferior entre 2 cm y 3 cm
• Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
• Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Partes de la carta

Fecha: Se escribe acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín, 10 de febrero de 2003

• Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos después de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son:

• Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin abreviaturas: Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc.

• Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en mayúsculas fijas.

• Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición silábica.

• Nombre de la empresa: se escribe en el renglón siguiente, iniciando con mayúscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas.

• Dirección: ubicación del destinatario. Puede ser escrita en la misma carta, pero es indispensable que vaya en el sobre.

• Nombre de la ciudad de destino: se escribe con mayúscula inicial, e inmediatamente después de la dirección o de la casilla postal, si la hubiere.

Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa en mayúsculas fijas.

• Asunto: también llamado "referencia", es una línea opcional que sintetiza el tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada.

• Saludo: es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado señor Gómez; Respetados señores; Respetado señor Rector. Después del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido, así: Apreciada economista Ángela; Apreciado economista Pérez.

• Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido, en promedio, en tres párrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta información complementaria. Los párrafos deben ser cortos, claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las palabras escritas con mayúsculas fijas. Es incorrecto separar una sílaba y no poner guion o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la letra. Los párrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre párrafos.

• Despedida: igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo, Muchas gracias por su atención, etc.

• Firma: Está compuesta por tres elementos:

Nombre y apellidos del remitente, escritos en mayúsculas fijas.

EL INFORME

Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerárquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el cual está comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una decisión de importancia si antes no han sido informadas técnicamente de las hipótesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo técnico a cuyo cargo está el proyecto. Las siguientes son algunas recomendaciones para la elaboración de un informe técnico:

Proceso de preescritura

Análisis cuidadoso del asunto o problema

Obtención de los datos requeridos

Ordenamiento de los datos y referencias bibliográficas que ilustren o refuercen las ideas

Bosquejo del informe

Estructura del informe

Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del informe de investigación para un contexto académico, el informe técnico se caracteriza por la concisión del texto. No quiere ello decir que carezca de los elementos básicos de la investigación científica, sino que su objetivo es dar cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los elementos estructurales de este informe son:

• Portada: contiene el título del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.
• Índice: es igual al que se usa en un libro.
• Resumen: constituye la síntesis del trabajo o proyecto.
• Introducción: incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificación y el contexto general, esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se desarrolló el proyecto.
• Método: es una explicación de las técnicas que se usaron para la realización del trabajo.
• Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.
• Análisis: exposición de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razón de ser del trabajo.
• Conclusiones, recomendaciones e implicaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación.
• Bibliografía: sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicación.
• Apéndices: tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.

Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redacción de un informe.

EL ACTA

Es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Sus elementos son:

• Razón social: en el margen superior de la primera página va la razón social.
• Título de la junta o comité. Ejemplo: CONSEJO ACADÉMICO.
• Denominación del documento y número correspondiente: Después de título, a tres interlíneas y centrada, se ubica la palabra ACTA en mayúscula fija, seguida del número consecutivo que le corresponda. El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA 1 corresponde a la primera reunión de cada año. Se suprime el signo de número.
• Fecha: ciudad y fecha completa en que se efectuó la reunión.
• Hora: se anotan la hora de inicio y la de finalización de la reunión.
• Lugar en donde se efectuó la reunión.
• Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempeñe cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.

En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.

• Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.
• Orden del día: recoge la agenda que efectivamente se desarrolló.
• Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunión. Se indica si la ausencia es justificada o no.
• Orden del día: se enumeran los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.

Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas.

• DESARROLLO: Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas conclusiones.

El primer tema es, generalmente, verificación del quórum

En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior", se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan.

• Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.

• Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayúscula fija. El cargo se anota debajo con mayúscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, el presidente y el secretario. El presidente firma a la izquierda y el secretario a la derecha.

Aspectos generales

• Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa se anotan las discrepancias.
• Se indica en nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar a quienes adhieren a ella.
• Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con nombre propio.
• Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos en favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres propios.
• En el caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que opera como secretario de la misma.
• En el caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.
• En actas registradas, y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja.
• Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos en el cual se consignen acciones, responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento.
• Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo, o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial y se aclara el número de hojas.
• Cuando el acta es extensa y se hace necesario utilizar hojas complementarias, éstas deben ir identificadas en la parte superior con el nombre del Comité, el número del acta y el número de orden de la hoja.

AVISO

Es un mensaje breve que invita a los destinatarios a la participación, la acción o la reflexión. Sus principales elementos son:

• Encabezamiento: Es la palabra o palabras que sintetizan el propósito del aviso. El tamaño de su letra debe ser, por lo menos, tres veces mayor que el de aquellas que se usan en el texto.
• Cuerpo de texto: Transmite la idea o ideas importantes. El lenguaje debe ser simple, con oraciones cortas, separadas por punto seguido. Sólo deben usarse los signos de puntuación indispensables.
• Fecha de emisión: Es importante establecer la fecha a partir de la cual entra en vigor el mensaje comunicado.
• Oficina que anuncia: Es necesario definir el emisor del mensaje. Cuando el receptor debe ponerse en contacto con el emisor, es indispensable indicar dirección para efectos de correspondencia.

MEMORANDO

Es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular. El memorando se compone de los siguientes elementos:

Para: Nombre y cardo del destinatario

De: Dependencia o cargo del remitente

Asunto: Tema central del comunicado

Fecha: Día, mes y año del comunicado

Firma: Nombre del emisor del mensaje

CIRCULAR

Es una carta redactada en forma personal que se imprime sin los datos del destinatario, la fecha, ni el saludo para ser llenados en cada copia posteriormente. Para la elaboración de una circular se deben tener en cuenta algunas recomendaciones:

• Utilizar papel con membrete de la empresa
• Escribir párrafos cortos
• Concluir con saludo
• Colocar la fecha en la parte inferior izquierda
• Firmar debajo de la fecha

Elementos de una circular

• Identificación: Es la expresión CIRCULAR Nº, escrita en forma centrada.
• Destinatarios: Como se envía a varias personas no se coloca nombre propio de ningún destinatario; en su lugar se indica el personal al cual va dirigida la información.
• Fecha: Se coloca debajo del texto. Si la cuidad no está indicada en el membrete o en la identificación que se hace en la matriz, debe escribirse junto a la fecha. Si se distribuye por un tiempo más o menos prolongado puede omitirse el día en el renglón de la fecha.
• Nombre: En mayúsculas fijas se escribe el nombre de quien envía la circular, y con mayúscula inicial, debajo del nombre, el cargo que ocupa. Para evitar que se le reste importancia al texto de la circular, por ser de carácter general, es aconsejable firmar cada uno de los ejemplares.