LA CARTA

Es un comunicado personalizado, con carácter formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer, invitar, entre muchos otros. La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la elaboración de cartas comerciales:

Márgenes

• Superior entre 3 cm y 4 cm
• Inferior entre 2 cm y 3 cm
• Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
• Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Partes de la carta

Fecha: Se escribe acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín, 10 de febrero de 2003

• Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios sencillos después de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se escriben a espacios sencillos. Estos datos son:

• Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayúscula inicial y sin abreviaturas: Señor, Señora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc.

• Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos en mayúsculas fijas.

• Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con mayúscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la partición silábica.

• Nombre de la empresa: se escribe en el renglón siguiente, iniciando con mayúscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con mayúsculas fijas.

• Dirección: ubicación del destinatario. Puede ser escrita en la misma carta, pero es indispensable que vaya en el sobre.

• Nombre de la ciudad de destino: se escribe con mayúscula inicial, e inmediatamente después de la dirección o de la casilla postal, si la hubiere.

Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se desconoce, debe escribirse el tratamiento en minúscula y el nombre de la empresa en mayúsculas fijas.

• Asunto: también llamado "referencia", es una línea opcional que sintetiza el tema de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el asunto para facilitar la respuesta deseada.

• Saludo: es la frase de cortesía, que se escribe después del encabezamiento y antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado señor Gómez; Respetados señores; Respetado señor Rector. Después del saludo se escriben dos puntos. Se sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y cuando es un hombre, por su apellido, así: Apreciada economista Ángela; Apreciado economista Pérez.

• Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido, en promedio, en tres párrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero presenta información complementaria. Los párrafos deben ser cortos, claros y sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las cantidades ni las palabras escritas con mayúsculas fijas. Es incorrecto separar una sílaba y no poner guion o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la letra. Los párrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre párrafos.

• Despedida: igual que el saludo, es una expresión de cortesía. Se puede elegir una expresión de una o dos palabras, seguida de una coma o una oración terminada en punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo, Atento saludo, Muchas gracias por su atención, etc.

• Firma: Está compuesta por tres elementos:

Nombre y apellidos del remitente, escritos en mayúsculas fijas.

EL INFORME

Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerárquico superior. Como tal, el informe da cuenta de la situación de un proyecto de investigación o de un proceso cualquiera en el cual está comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una decisión de importancia si antes no han sido informadas técnicamente de las hipótesis probables, las alternativas disponibles y las recomendaciones del cuerpo técnico a cuyo cargo está el proyecto. Las siguientes son algunas recomendaciones para la elaboración de un informe técnico:

Proceso de preescritura

Análisis cuidadoso del asunto o problema

Obtención de los datos requeridos

Ordenamiento de los datos y referencias bibliográficas que ilustren o refuercen las ideas

Bosquejo del informe

Estructura del informe

Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del informe de investigación para un contexto académico, el informe técnico se caracteriza por la concisión del texto. No quiere ello decir que carezca de los elementos básicos de la investigación científica, sino que su objetivo es dar cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los elementos estructurales de este informe son:

• Portada: contiene el título del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.
• Índice: es igual al que se usa en un libro.
• Resumen: constituye la síntesis del trabajo o proyecto.
• Introducción: incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificación y el contexto general, esto es, cómo y dónde se realizó la investigación o se desarrolló el proyecto.
• Método: es una explicación de las técnicas que se usaron para la realización del trabajo.
• Resultados: resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.
• Análisis: exposición de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la verdadera razón de ser del trabajo.
• Conclusiones, recomendaciones e implicaciones: en esta parte se derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se analizan las implicaciones de la investigación.
• Bibliografía: sustento teórico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de publicación.
• Apéndices: tablas o gráficos que amplían la información, glosario de términos y otros elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.

Los informes deben ser redactados en forma impersonal, es decir, en tercera persona. Los pronombres yo y nosotros no tienen cabida en la redacción de un informe.

EL ACTA

Es la relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta. Sus elementos son:

• Razón social: en el margen superior de la primera página va la razón social.
• Título de la junta o comité. Ejemplo: CONSEJO ACADÉMICO.
• Denominación del documento y número correspondiente: Después de título, a tres interlíneas y centrada, se ubica la palabra ACTA en mayúscula fija, seguida del número consecutivo que le corresponda. El consecutivo debe ser anual, es decir, el ACTA 1 corresponde a la primera reunión de cada año. Se suprime el signo de número.
• Fecha: ciudad y fecha completa en que se efectuó la reunión.
• Hora: se anotan la hora de inicio y la de finalización de la reunión.
• Lugar en donde se efectuó la reunión.
• Asistentes: Nombre y cargo, en orden jerárquico, de los funcionarios que participaron. El cargo que desempeñe cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.

En reuniones o comités, integrados por personas de igual jerarquía y pertenecientes a diferentes empresas, se seguirá un orden alfabético por entidades.

• Invitados: Si los hubo, deben relacionarse con indicación de nombre y cargo.
• Orden del día: recoge la agenda que efectivamente se desarrolló.
• Ausentes: se anotan las personas que no asistieron a la reunión. Se indica si la ausencia es justificada o no.
• Orden del día: se enumeran los temas motivo de la reunión, identificándolos con números arábigos.

Los datos anteriores, resaltados con negrita, se escriben todos, en al acta, con mayúscula fija, seguida de dos puntos. Por estética, se recomienda que formen columnas debidamente alineadas.

• DESARROLLO: Se escribe en mayúscula fija, contra el margen izquierdo. El desarrollo anota los asuntos que se trataron, según el orden del día, con sus respectivas conclusiones.

El primer tema es, generalmente, verificación del quórum

En el tema "lectura, discusión y aprobación del acta anterior", se indica si fue aprobada, y se anotan las modificaciones que se presentan.

• Convocatoria: si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula fija y seguida de punto. A continuación se anotan la fecha, la hora y el lugar de la próxima reunión.

• Firma, nombre y cargo: el nombre completo de los firmantes responsables se escribe con mayúscula fija. El cargo se anota debajo con mayúscula inicial y sin centrar. Los firmantes del acta son, generalmente, el presidente y el secretario. El presidente firma a la izquierda y el secretario a la derecha.

Aspectos generales

• Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa se anotan las discrepancias.
• Se indica en nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar a quienes adhieren a ella.
• Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con nombre propio.
• Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos en favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres propios.
• En el caso de acta registrada, se escribe el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que opera como secretario de la misma.
• En el caso de acta no registrada, es preciso que quede constancia del nombre de quien preside la sesión y de quien actúa como secretario.
• En actas registradas, y en las que por seguridad se considere conveniente, el presidente coloca su rúbrica en la parte inferior izquierda de cada hoja.
• Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos en el cual se consignen acciones, responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento.
• Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo, o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial y se aclara el número de hojas.
• Cuando el acta es extensa y se hace necesario utilizar hojas complementarias, éstas deben ir identificadas en la parte superior con el nombre del Comité, el número del acta y el número de orden de la hoja.

AVISO

Es un mensaje breve que invita a los destinatarios a la participación, la acción o la reflexión. Sus principales elementos son:

• Encabezamiento: Es la palabra o palabras que sintetizan el propósito del aviso. El tamaño de su letra debe ser, por lo menos, tres veces mayor que el de aquellas que se usan en el texto.
• Cuerpo de texto: Transmite la idea o ideas importantes. El lenguaje debe ser simple, con oraciones cortas, separadas por punto seguido. Sólo deben usarse los signos de puntuación indispensables.
• Fecha de emisión: Es importante establecer la fecha a partir de la cual entra en vigor el mensaje comunicado.
• Oficina que anuncia: Es necesario definir el emisor del mensaje. Cuando el receptor debe ponerse en contacto con el emisor, es indispensable indicar dirección para efectos de correspondencia.

MEMORANDO

Es un comunicado personalizado de carácter interno, elaborado con el fin de informar, solicitar una acción determinada o llamar la atención sobre alguna situación, en particular. El memorando se compone de los siguientes elementos:

Para: Nombre y cardo del destinatario

De: Dependencia o cargo del remitente

Asunto: Tema central del comunicado

Fecha: Día, mes y año del comunicado

Firma: Nombre del emisor del mensaje

CIRCULAR

Es una carta redactada en forma personal que se imprime sin los datos del destinatario, la fecha, ni el saludo para ser llenados en cada copia posteriormente. Para la elaboración de una circular se deben tener en cuenta algunas recomendaciones:

• Utilizar papel con membrete de la empresa
• Escribir párrafos cortos
• Concluir con saludo
• Colocar la fecha en la parte inferior izquierda
• Firmar debajo de la fecha

Elementos de una circular

• Identificación: Es la expresión CIRCULAR Nº, escrita en forma centrada.
• Destinatarios: Como se envía a varias personas no se coloca nombre propio de ningún destinatario; en su lugar se indica el personal al cual va dirigida la información.
• Fecha: Se coloca debajo del texto. Si la cuidad no está indicada en el membrete o en la identificación que se hace en la matriz, debe escribirse junto a la fecha. Si se distribuye por un tiempo más o menos prolongado puede omitirse el día en el renglón de la fecha.
• Nombre: En mayúsculas fijas se escribe el nombre de quien envía la circular, y con mayúscula inicial, debajo del nombre, el cargo que ocupa. Para evitar que se le reste importancia al texto de la circular, por ser de carácter general, es aconsejable firmar cada uno de los ejemplares.